Overbooking raramente acontece por descuido. Ele aparece quando uma vaga é atualizada em vários lugares: conversa, caderno, planilha e cabeça de quem está na recepção. A saída é ter uma única fonte de disponibilidade.
A vaga precisa ter um estado claro
Cada acomodação deve estar em apenas um estado por período: livre, pré-reservada, confirmada, hospedada, bloqueada ou em manutenção. Quando uma alteração acontece, ela muda esse estado na fonte única — não em um recado solto.
- Identifique cada vaga com um nome simples
- Mostre bloqueios e manutenção no mesmo calendário
- Registre mudança de data antes de prometer ao hóspede
Separe pedido de confirmação
Nem toda conversa é uma reserva. Trate o primeiro contato como pedido, reserve provisoriamente apenas quando houver regra definida e confirme ao registrar dados e condição comercial. Isso evita “segurar” uma vaga eternamente e reduz conflito de informação.
- Defina prazo para pré-reserva
- Confirme valor, pessoas e período
- Avise a equipe quando houver alteração ou cancelamento
Faça uma conferência antes dos períodos cheios
Na véspera de feriados, revise chegadas, saídas, pendências e vagas bloqueadas. Essa revisão curta evita descobrir conflito quando o hóspede já está no portão.
- Veja o mapa do período completo
- Cheque reservas sem dados essenciais
- Confirme canais de contato dos hóspedes
Perguntas frequentes
Planilha evita overbooking?
Pode ajudar em operações pequenas, mas fica vulnerável quando mais de uma pessoa atualiza informações ou quando há muitas alterações.
O que fazer quando duas reservas batem?
Registre o conflito, confira qual confirmação ocorreu primeiro e comunique a solução com rapidez e transparência. A prevenção está em manter uma fonte única de disponibilidade.
