Sistema de reservas para pousada: do pedido no WhatsApp ao quarto confirmado

O problema das reservas espalhadas

Na pousada sem sistema, cada reserva mora num lugar: a do telefone no caderno, a do WhatsApp no celular da dona, a da indicação na cabeça do recepcionista. Na sexta de feriado, ninguém sabe ao certo qual quarto está livre, e o overbooking aparece na pior hora, com o hóspede na recepção.

Um sistema de reservas para pousada resolve isso com um único lugar para todas as reservas, atualizado na hora para toda a equipe. O CampFlow bloqueia o conflito no próprio servidor: se duas pessoas tentarem reservar o mesmo quarto na mesma noite, só a primeira consegue.

Mapa de quartos por noite

O mapa de reservas mostra cada quarto numa linha e cada noite numa coluna. As reservas aparecem como barras coloridas pelo status: pendente, confirmada, hospedado. Um clique num espaço vazio abre a reserva com o quarto e a data já preenchidos.

Com filtros por categoria e período, a recepção responde em segundos se há suíte livre no feriado, sem rolar planilha. Na mesma tela dá para trocar de quarto, estender a estadia e ver quem chega e quem sai.

• Quartos por linha, noites por coluna
• Status da reserva por cor
• Troca de quarto e extensão de estadia
• Bloqueio de conflito: o mesmo quarto não é vendido duas vezes

Pedido de reserva pelo link da pousada

Para quem prefere reservar pelo celular, a pousada tem um link próprio de pré-reserva, que vai na bio do Instagram, no site e nas respostas do WhatsApp. O hóspede escolhe as datas e o número de pessoas, vê a prévia do valor e preenche os próprios dados e os dos acompanhantes.

O pedido não confirma sozinho: ele cai na lista de pré-reservas para a recepção conferir, escolher o quarto e aprovar ou recusar. Isso evita surpresa com pedido duplicado ou dado incompleto, e dá à pousada a chance de atender com cuidado pedidos especiais. O hóspede acompanha a situação do pedido por uma página própria.

Valor calculado noite por noite

Cada noite da reserva é calculada com a regra certa: diária normal, de fim de semana ou de feriado da categoria, tarifas de temporada, ocupação do quarto e pessoa extra. A prévia mostra de onde veio cada valor, e a reserva guarda o preço da hora em que foi feita, mesmo que a tabela mude depois.

Café da manhã, regime de refeições, cama extra e berço entram pelo módulo de hotelaria. Taxas como pet podem ser somadas sozinhas.

Sinal por Pix ou link de pagamento

Reserva sem sinal é a maior causa de quarto vazio em feriado. No CampFlow, a pousada pode exigir um pagamento mínimo para confirmar, e a reserva fica pendente até o sinal entrar. Depois da aprovação, o hóspede paga pela página de acompanhamento.

A cobrança sai por link ou Pix pelas operadoras integradas, com baixa automática quando o pagamento chega, ou pelo Pix com a chave da própria pousada, com baixa manual depois de conferir no banco. O dinheiro vai direto para a conta da pousada. Esse recurso faz parte do módulo de pagamentos online.

Cancelamento, no-show e devolução

A política de cancelamento é configurada por antecedência: até quantos dias antes a devolução é integral, parcial ou nenhuma, e se ela sai em dinheiro ou em voucher para uma próxima estadia. Quem não aparece pode ser marcado como no-show por quem tem permissão, e o quarto volta a ficar livre no mapa.

Avisos ao hóspede a cada etapa

A cada evento da reserva, o CampFlow pode avisar o hóspede por WhatsApp e e-mail: reserva criada, confirmada, check-in, check-out e recibo de cada pagamento. Os textos são editáveis e levam o nome da pousada. As mensagens acompanham o que acontece na reserva; não há lembrete agendado para dias antes da chegada.

Limites que vale saber

O CampFlow não sincroniza com Booking, Airbnb ou channel manager, e a reserva pelo link é sempre um pedido que a recepção aprova. Se a sua pousada vende muito por agência online, as reservas vindas de lá precisam ser lançadas no mapa pela recepção.

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