Contratos de locação anual

Serve para quando você aluga uma acomodação por um período longo — normalmente um ano — e o cliente paga em parcelas mensais, entrando e saindo quando quiser. É diferente de hospedagem: não tem diária e não tem hora de sair.

Este é um módulo vendido à parte (não vem em nenhum plano). Se você não vê Contratos no menu, fale com a equipe do CampFlow (Suporte) para liberar.

Antes de começar: marque quais acomodações você aluga

Vá em Vagas → Taxas & Tarifas → Categorias e tarifas, abra a categoria (por exemplo Chalé) e marque "Pode ser locada por contrato anual".

Só as categorias marcadas aparecem no formulário de contrato — assim você não corre o risco de alugar por engano um lote de barraca por 12 meses. Enquanto nenhuma estiver marcada, o formulário avisa e explica onde configurar.

Lançar um contrato

Em Contratos → Novo contrato:

1. Vigência — escolha a data de início e a duração (6, 12, 24, 36 meses ou personalizado). O fim aparece calculado embaixo.
2. Acomodação — a lista mostra só as locáveis e livres naquela vigência.
3. Titular — busque o hóspede ou cadastre na hora.
4. Nº do contrato — vem preenchido automático (2026-0001) e você pode trocar.
5. Pessoas inclusas — quantas pessoas entram sem pagar nada.
6. Cobrança — o valor do contrato e como parcelar.
7. Pessoas além do contrato — quanto cobra de quem passar do incluso.

Ao salvar, as parcelas entram no financeiro como conta a receber.

Sobre o parcelamento

Deixe o valor da parcela em branco para dividir o total. Se informar, o valor informado manda — é assim que "R$ 12.000 em 12× de R$ 1.000" funciona.

Se a soma não fechar com o total (por exemplo 12× de R$ 1.100 = R$ 13.200), a tela avisa a diferença. Isso é normal quando há juros.

A prévia embaixo mostra cada parcela com valor e vencimento antes de salvar.

Sobre as pessoas além do contrato

Você escolhe quanto e como:

• Por pessoa — cobra na chegada, uma vez por visita
• Por pessoa × quantidade de dias — cobra na saída, com os dias reais
• Taxa única — um valor fechado por visita

Isso é uma cláusula deste contrato. Mudar uma taxa no catálogo depois não altera contratos já assinados.

Quando o cliente chega

Na lista de contratos (ou na ficha), clique em Chegou. Informe quantas pessoas vieram.

• Se passar do incluso, a tela já mostra quanto vai custar e se cobra agora ou na saída.
• Se houver parcela vencida, aparece um aviso vermelho e o botão vira "Liberar mesmo assim". É só um aviso — quem decide é você.
• Se a acomodação tiver cor, aparece a pulseira que deve ser entregue.

A partir daí ele existe no sistema: aparece no mapa e pode consumir na lanchonete e na loja.

Tarifa de temporada: no Natal, no Carnaval ou fora de temporada a taxa pode ser outra. No momento da chegada você pode aplicar uma taxa do catálogo ou digitar outro valor. Vale só para aquela visita — o contrato não muda.

Quando ele vai embora

Botão Saiu. A tela mostra o que ele consumiu e calcula o excedente por dia com os dias reais. Se sobrar saldo, você recebe na hora ou fecha em aberto informando o motivo (por exemplo: lançado na conta do contrato).

Configurações do módulo

Em Configurações → Reservas & operação → Contratos de locação (ou pelo menu do módulo Contratos, em Configurações do contrato) você decide:

O locatário no app (Área do Hóspede)

O titular do contrato vê no app dele um cartão do contrato: vigência, chalé, próxima parcela e se está tudo em dia ou com valor em aberto. Tocando em Ver parcelas do contrato (ou na aba Meu contrato do menu) ele abre a lista completa: quanto já pagou, quanto falta, e cada parcela com paga , vencida ou em aberto — dá pra filtrar por Todas / Em aberto / Pagas.

Se você ligar a opção em Configurações → Reservas & operação → Contratos de locação, ele também pode pedir o check-in ("Cheguei!") e o check-out por lá. Importante:

• Nunca é automático: o pedido vira uma Autorização — você recebe o aviso (WhatsApp/e-mail, sino do topo e módulo Autorizações) e, ao aprovar, o sistema abre/fecha a estadia sozinho.
• O pedido de check-out pede confirmação na tela antes de sair ("Você está indo embora?") — toque errado não manda pedido.
• No pedido de check-in ele informa quantas pessoas vêm — pessoas além do contrato seguem a regra de excedente normalmente.
• O que trava a saída é o CONSUMO desta estadia (lanchonete, gás, taxas): com valor em aberto o app bloqueia o pedido e manda acertar com a recepção. Mesmo que algo apareça entre o pedido e a sua aprovação, o sistema não fecha a estadia devendo — deixa a autorização aprovada e você resolve pela ficha.
• As parcelas do contrato NÃO impedem o check-out: a mensalidade corre o ano todo, então o locatário pode ir embora normalmente. No app ele vê as parcelas vencidas (se houver, em vermelho), a próxima parcela e o restante do contrato — separados do consumo da estadia. Na tela de aprovação você vê os dois números e decide.

Comprovante de pagamento (recibo)

O comprovante pode vir dos dois lados:

• Do locatário, pelo app: na parcela em aberto ele toca em "Já paguei — enviar comprovante", escolhe a foto do PIX/recibo (ou um PDF), informa valor e data e envia. O documento fica em análise — ele vê isso na parcela e pode remover enquanto você não conferir.
• Da recepção, na ficha: botão Anexar em cada parcela (ou + Anexar comprovante na aba Comprovantes), pro recibo que você emitiu ou que chegou pelo WhatsApp. O que a recepção anexa já entra aceito.

Anexar não dá baixa. O comprovante é um documento entregue; quem quita a parcela é você, no botão Dar baixa.

Como você fica sabendo que chegou comprovante

• Sino do topo: aparece "Comprovantes do locatário a conferir" com a contagem, em qualquer tela — clicando, cai na lista já filtrada.
• Menu: o módulo Contratos ganha o número em vermelho no menu lateral, e o submenu tem Comprovantes a conferir.
• Lista de contratos: filtro Comprovantes a conferir e o selo conferir na linha do contrato.
• WhatsApp/Telegram: sai como alerta gerencial (tipo Aprovações) se você tiver configurado o destino em Configurações → Alertas gerenciais.

O contador some quando você aceita (ou dá a baixa na parcela, que aceita sozinho os comprovantes dela).

Na ficha, a aba Comprovantes mostra tudo (com um contador dos que estão aguardando você): quem enviou, quando, valor e data informados, observação, e os botões Ver arquivo, Aceitar, Recusar (com motivo — o locatário vê no app) e Dar baixa. Na lista de parcelas aparece o selo quando há comprovante; em amarelo quando ainda está em análise.

Quando você dá baixa numa parcela, os comprovantes dela em análise são aceitos automaticamente — não sobra nada na fila de conferência.

Exigir comprovante na baixa: ligando essa opção nas configurações, o modal de baixa passa a pedir o arquivo. Vale o que você anexar na hora ou o que o locatário já mandou pelo app.

A ficha do contrato

Clique no código da acomodação na lista. Lá você:

• Edita o contrato se lançou algo errado
• Vê e dá baixa nas parcelas (e estorna se baixou errado)
• Cobra uma parcela por link de pagamento ou PIX
• Renova — cria um contrato novo já começando no dia seguinte ao fim do atual, com link para o anterior mostrando quanto ele pagava (útil no reajuste)
• Encerra — a acomodação volta a ser vendável
• Vê o histórico de estadias: quando veio, quantas pessoas, quanto gastou

Se alguma parcela já foi baixada, o parcelamento fica travado. Estorne a baixa antes ou ajuste parcela a parcela no Financeiro — mexer no parcelamento com dinheiro já recebido bagunçaria os lançamentos.

Cor da pulseira

Se você usa pulseiras coloridas para controlar em quais áreas o hóspede pode entrar, defina a cor em Vagas → Categorias e tarifas (por exemplo: Chalé = Azul, Chalé VIP = Verde). Todas as acomodações daquela categoria herdam.

Precisa de exceção numa acomodação específica? Abra a vaga e escolha outra cor ali — ela ganha um aviso de "cor própria" na lista.

A cor aparece na lista de vagas, nas reservas e na tela de chegada.

O que muda nos números

O locatário não conta como hospedagem:

• A acomodação sai do cálculo de ocupação e RevPAR enquanto o contrato corre — ela não está invendida, está alugada
• As estadias não geram diária e não aparecem como atraso de check-out
• O titular ganha a categoria Locatário e sai das réguas de status automático

O contrato no financeiro (razão, DRE, fluxo)

As parcelas nascem como conta a receber classificada no plano de contas "Locação anual" (receita) — criado automaticamente. Quando você dá baixa, o recebimento entra no Razão, no DRE e no fluxo com essa classificação, separado da hospedagem e da loja.

Quer usar outro plano de contas ou um centro de custo próprio? Em Financeiro → Parâmetros do financeiro, nos campos plano de contas / centro de custo — locação anual.

Não achou o recebimento no Razão? Ele entra pela competência da parcela (o mês do vencimento), não pelo dia do pagamento: parcela de julho paga em agosto aparece em julho. No Razão, mude "Contar o período por" para Caixa (dia do pagamento) — ou veja em Entradas e saídas, que é sempre pelo caixa.

Acompanhar o que tem a receber

Financeiro → Previsto a receber mostra as parcelas de contrato junto com as reservas em aberto e as contas avulsas, com o comparativo previsto × realizado do período e o que já está vencido.

Cobrança online das parcelas (link/PIX)

Na ficha do contrato, cada parcela em aberto tem o botão Cobrar — e dá pra marcar várias parcelas nos checkboxes e cobrar todas num link único (o botão mostra a soma). A cobrança fica vinculada às parcelas: quando o locatário paga, as parcelas são baixadas sozinhas no financeiro (forma "Pagamento online"), sem o gestor precisar dar baixa na mão. A parcela com link em aberto mostra o selo "cobrança enviada".

No bloco Cobranças geradas, o botão Enviar ao locatário manda o link/PIX por WhatsApp, e-mail e app — conforme o contato confirmado e o opt-in do titular. Também dá pra abrir o link ou copiar o código PIX na mão. Exige a permissão de criar cobranças online e um provedor de pagamento configurado (34).